Sähköinen taloushallinto yksinkertaistaa yrittäjän arkea monin eri tavoin. Digitalisoimalla prosesseja, kuten kirjanpitoa, laskutusta ja laskujen maksua sekä raportointia, yrittäjät voivat toimia tehokkaammin, vähentää virheitä sekä säästää aikaa ja rahaa. Tässä blogikirjoituksessa sukellamme tarkemmin siihen, mitä sähköinen taloushallinto on ja mitä etuja se pienyrittäjille tuo.

Mitä sähköinen taloushallinto tarkoittaa?

Sähköisellä taloushallinnolla tarkoitetaan digitaalisten työkalujen ja alustojen käyttöä taloustehtävien hoitamiseen – kirjanpito, alv-raportointi, laskujen laatiminen ja lähetys, palkanlaskenta, laskujen vastaanotto ja maksaminen – ilman paperipohjaisia prosesseja. Se yhdistää kaiken yhdeksi digitaaliseksi alustaksi ja tarjoaa tehokkaan tavan yrityksesi talouden hallintaan.

Pienyrittäjänä sähköisen taloushallinnon käyttöönotto voi olla strateginen askel tehokkuuden parantamiseksi sekä ajan ja rahan säästämiseksi. Monesti sähköiset taloushallintojärjestelmät tarjoavat
myös kattavat raportointityökalut, jolloin voit yhdellä silmäyksellä nähdä yrityksesi taloudellisen tilanteen.

Sähköisen taloushallinnon edut

Alla on lueteltua kahdeksan erilaista konkreettista esimerkkiä, joissa sähköinen taloushallinto helpottaa yrittäjän elämää:

1. Ajan säästäminen

Pienyrittäjänä aika on yksi arvokkaimmista resursseistasi. Sähköinen taloushallinto voi säästää työtunteja virtaviivaistamalla tehtäviä, kuten laskujen luomista, maksujen käsittelyä ja reskontrien seuraamista. Sen sijaan, että syöttäisit tietoja manuaalisesti tai etsisit maksamattomia laskuja, järjestelmä käsittelee ne puolestasi, jolloin säästät arvokasta aikaasi.

2. Kustannussäästöt

Sähköinen taloushallinto vähentää kustannuksia automatisoimalla tehtäviä, vähentämällä työvoiman tarvetta ja minimoimalla virheitä. Se vähentää paperi-, varasto- ja fyysisiä resursseja koskevia kustannuksia ja nopeuttaa liiketoimia kassavirran parantamiseksi. Reaaliaikaisempi data parantaa päätöksentekoa, mikä saattaa vähentää kannattamattomia menoja.

3. Paikkariippumattomuus

Kun otat sähköisen taloushallinnon käyttöön, pystyt hoitamaan yrityksesi talousasioita niin sanotusti ’tien päällä’. Käytännössä pystyt esimerkiksi laatimaan ja lähettämään laskuja aikaan ja paikkaan katsomatta. Monet järjestelmät toimivat hyvin myös puhelimella, jolloin sinun ei tarvitse kuljettaa edes kannettavaa tietokonetta mukanasi, vaan puhelimella ja toimivalla nettiyhteydellä pärjää jo varsin pitkälle.

4. Ajantasaiset taloustiedot ja rahoituksen hakeminen

Toisin kuin perinteinen kirjanpito, jossa saat talousraportit kerran kuukaudessa, sähköiset järjestelmät tarjoavat reaaliaikaisempaa tietoa. Tämän avulla voit muun muassa seurata yrityksesi tuloja, menoja ja kassavirtaa. Ajantasaiset raportit antavat sinulle mahdollisuuden tehdä tietoon perustuvia päätöksiä, olipa kyseessä varastonhallinta tai investointien suunnittelu.

Myös rahoituksen hakeminen on sujuvampaa, kun sinulla on aina saatavilla viimeisimmät raportit. Tällöin sinun ei tarvitse erikseen pyytää kirjanpitäjältäsi raportteja, vaan voit avata yrityksesi tuloslaskelman ja taseen vaikkapa kesken lainaneuvottelun suoraan omasta taloushallintojärjestelmästäsi.

5. Kassavirran hallinta

Monet digitaaliset taloushallinnon järjestelmät integroituvat suoraan pankkitileihisi, jolloin kassavirran seuranta, laskujen lähetys sekä niiden vastaanotto onnistuvat kätevästi yhdestä paikasta. Maksuviivästykset ovat pienyrittäjien yleinen haaste. Sähköiset taloushallintojärjestelmät sisältävät usein automaattiset muistutukset erääntyneistä laskuista, mikä helpottaa saatavien seurantaa ja parantaa kassavirtaa. Lisäksi automaatio varmistaa, että laskut lähetetään nopeasti ja toistuvat laskut voidaan ajoittaa automaattisesti.

6. Tietoturva ja tietojen säilytys

Digitaaliset alustat ovat usein perinteisiä menetelmiä turvallisempia muun muassa kaksivaiheisen tunnistautumisen vuoksi. Tämä suojaa arkaluontoisia taloustietoja varkauksilta ja petoksilta ja antaa sinulle mielenrauhan, että yrityksesi tiedot ovat turvassa. Toisaalta sähköisiä tietoja on helppo tarvittaessa jälkikäteen tarkastella, jos haluat esimerkiksi vertailla viimeisimpiä tilikausia keskenään. Kirjanpitotiedot tulee myös säilyttää lakisääteisen ajan. Sähköisessä muodossa tietojen säilytys on vaivatonta, eivätkä ne vie samalla tavalla tilaa kuin mappeihin arkistoidut paperiaineistot.

7. Sujuva yhteistyö kirjanpitäjän kanssa

Sähköinen taloushallinto mahdollistaa saumattoman yhteistyön kirjanpitäjäsi kanssa. Hän voi käyttää järjestelmääsi etänä ja näkee samat tiedot kuin sinäkin, mikä helpottaa muun muassa neuvojen antamista.

Kun kirjanpitoaineisto toimitetaan digitaalisessa muodossa, sen lähettäminen on nopeaa eikä sinun tarvitse viedä/postittaa paperisia tositteita kirjanpitäjällesi. Pystyt toimittamaan aineiston omien aikataulujesi mukaan silloin, kun sinulla on siihen parhaiten aikaa, eli vaikka iltauutisia katsellessasi.

8. Liiketoiminnan kasvu ja skaalautuvuus

Kun yrityksesi kasvaa, kasvavat myös taloudelliset tarpeesi. Elektroniset järjestelmät ovat tyypillisesti hyvin skaalautuvia, jolloin voit päivittää tai lisätä ominaisuuksia ilman koko järjestelmän uusimista. Liiketoiminnan ja volyymien kasvaessa sähköiset järjestelmät kykenevät käsittelemään tehokkaasti enemmän tapahtumia. Digitaalisuutta ja automaatiota hyödyntämällä voit kasvattaa liiketoimintaasi ilman, että taloushallinnon kustannukset nousevat samassa suhteessa.

Lopuksi

Sähköinen taloushallinto tarjoaa pienyrittäjille kustannussäästöjä, ajantasaista tietoa sekä mahdollisuuden hoitaa yrityksen talousasioita ajasta ja paikasta riippumattomasti. Jos käytät edelleen perinteisiä, paperisia menetelmiä, harkitse siirtymistä sähköiseen taloushallintojärjestelmään. Se on tehokas tapa hallita yrityksesi talousasioita, vapauttaa aikaasi ja panostaa yrityksesi pitkän aikavälin menestykseen.

 

Kirjoittaja:
Katariina Niemi
Asiantuntija, KLT
Talenom Oyj
Talenom tilitoimisto